Apostille: le informazioni più importanti

L’apostille è la forma di legalizzazione di documenti più diffusa. Si presenta come un timbro rettangolare di una certa dimensione, compilato con dati nella lingua nazionale del Paese.

Nell’intestazione è indicata la parola “Apostille” in francese (APOSTILLE), e in basso tra parentesi “Convention de la Haye du 5 octobre 1961”. Il testo dell’apostille non può essere arbitrario, deve corrispondere esattamente al modello allegato alla Convenzione dell’Aja.

In tal modo, è impossibile confondere l’apostille con altri timbri (notarili, consolari, ecc.).

Qual è la differenza tra l’apostille e la legalizzazione consolare?

Prima della comparsa della Convenzione dell’Aja (ne parleremo dopo in maniera più dettagliata) esisteva una procedura di legalizzazione consolare a più fasi, complessa, che occupa molto tempo e non universale. La legalizzazione consolare si applica tuttora per i Paesi non firmatari della Convenzione dell’Aja.

Per capirne di più, in Russia la legalizzazione consolare è composta da sei fasi:

• si estrae la copia notarile dal documento;
• si effettua la traduzione della lingua del Paese di destinazione;
• si autentica la traduzione dal notaio;
• si appone il timbro di legalizzazione presso il Ministero della Giustizia;
• si appone il timbro di legalizzazione presso il Ministero degli Affari Esteri;
• si appone il timbro di legalizzazione presso il consolato del Paese di destinazione.

In altri Paesi vi sono molte meno fasi: di regola, è sufficiente il timbro del Ministero della Giustizia oppure del Ministero degli Affari Esteri del Paese in questione.

Proprio per questo l’apostille viene considerata una forma semplificata di legalizzazione dei documenti rispetto alla legalizzazione consolare.

Perché l’apostille è considerata una forma universale di legalizzazione?

Dalla descrizione della legalizzazione di cui sopra è evidente che ogni volta che si prepara un documento per un certo Paese, occorre svolgere questa procedura daccapo. Proprio per questo la legalizzazione consolare non è universale, a differenza dell’apostille. È sufficiente apporla una sola volta sul documento e si può stare certi che sarà accettata in tutti i Paesi firmatari della Convenzione dell’Aja.

L’apostille ha una data di scadenza?

L’apostille non ha una data di scadenza. È il documento stesso che potrebbe avere una data di scadenza (ad esempio, i certificati penali).

Bisogna apporre l’apostille se il documento sarà utilizzato solo in Russia (o in generale nel Paese di provenienza del documento)?

In tal caso non ve ne è la necessità. L’apostille va apposta solo nel caso in cui il documento vada presentato al di fuori del Paese di provenienza del documento.

Quali Paesi riconoscono l’apostille?

Tutti i Paesi firmatari della Convenzione dell’Aja del 1961 (denominazione completa: “Convenzione dell’Aja riguardante l'abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri del 5 ottobre 1961”).

Tale convenzione abolisce la legalizzazione (si intende proprio la legalizzazione consolare) degli atti pubblici stranieri per i Paesi membri della Convenzione.

Come già descritto sopra, in Russia la procedura di legalizzazione consolare è composta da sei fasi e richiede in pratica un mese. Per ogni Paese occorre rifare daccapo la legalizzazione consolare, a differenza dell’apostille, timbro universale che viene accettato e riconosciuto da tutti i Paesi firmatari della Convenzione dell’Aja.

I Paesi membri sono: Russia, USA, praticamente tutti i Paesi europei, la maggior parte dei Paesi dell’America Latina (Argentina, Brasile, Venezuela, Honduras, Messico, Nicaragua, Panama, Paraguay, Panama, Perù, Puerto Rico, Uruguay, Cile, Ecuador), India, Giappone, Israele, Australia, Nuova Zelandia, Oman.

Non hanno firmato la convenzione Cina, Emirati Arabi, Arabia Saudita, Siria, Canada e la maggior parte dei Paesi africani.

Tra i Paesi delle ex Repubbliche Sovietiche hanno firmato la Convenzione i seguenti Paesi: Azerbaigian, Armenia, Belorussia, Georgia, Kazakistan, Kirghizia, Lettonia, Lituania, Moldavia, Russia, Tagikistan, Uzbekistan, Ucraina, Estonia. Di conseguenza, l’unico Paese che non l’ha firmata è il Turkmenistan.

Periodicamente, nuovi Paesi aderiscono alla Convenzione dell’Aja, pertanto ha senso verificare periodicamente l’elenco aggiornato dei Paesi membri. Probabilmente, ancora ieri era necessario svolgere la procedura di legalizzazione consolare per il Paese che vi interessava, mentre oggi è già sufficiente apporre l’apostille.

Se vi è l’apostille, significa che il documento è legale?

L’apostille conferma l’autenticità del timbro e della firma dell’ufficiale sul documento, ma non ha a che fare con il contenuto del documento. Per apporre l’apostille, l’organo incaricato deve accertarsi che il timbro e la firma sul documento siano autentiche, e per questo è necessario avere a disposizione lo specimen di questi timbri e firme per effettuare la comparazione. Pertanto, se la firma e il timbro sono contraffatti, verrà fuori sicuramente nella fase di comparazione (sono pochi quelli in grado di preparare un documento contratto in modo tale che sia impossibile distinguerlo dall’originale).

In Russia il più delle volte vengono contraffatti titoli di studio (in primo luogo i diplomi di laurea), certificati penali e documenti notarili. Per la maggior parte dei casi le contraffazioni vengono identificate proprio nella fase di apposizione dell’apostille.

Pertanto, se non siete sicuri della provenienza del vostro documento, non vale la pena farlo apostillare: in tal caso, il documento non sarà restituito e il richiedente si ritroverà ad avere uno spiacevole colloquio con le forze dell’ordine.

Un organo statale può respingere la richiesta di apposizione dell’apostille?

Sì, dal momento che l’apostille non viene apposta automaticamente (non in base alla consegna del documento). Naturalmente, sarà respinta la richiesta di apposizione dell’apostille se il documento è stato rilasciato in maniera difforme (ad esempio, a un soggetto non avente fondamenti per ottenerlo) o il documento non è stato rilasciato affatto, ossia è contraffatto.

Il più delle volte si tratta di diplomi di laurea contraffatti, stampati sulla carta intestata dell’istituto universitario. Visivamente, un diploma simile differisce di poco da quello “vero”. Tuttavia, facendo richiesta al relativo istituto (e la richiesta del Ministero dell’Istruzione riguarda due elementi: conferma del fatto che tale persona ha studiato presso tale istituto e conferma del conseguimento del diploma di laurea con tali coordinate), si scopre che il diploma con le coordinate indicate non è stato proprio rilasciato.

In tal modo, la firma e il timbro dell’ufficiale sul documento devono essere autentici (come indicato sopra, il timbro e la firma sul documento vengono comparati con gli specimen conservati presso l’ente incaricato all’apposizione dell’apostille). Se non vi sono tali specimen, l’ente li richiede direttamente presso l’organizzazione che ha rilasciato (preparato) il documento.

Il documento non deve contenere errori, correzioni, e deve inoltre corrispondere al dovuto regolamento (regole) relativo alla preparazione di documenti del genere.

Valore dei diritti statali

Indipendentemente dall’organo in cui viene apposta l’apostille, il valore dei diritti statali è identico ed è pari a 2500 rubli per ogni documento che viene fatto apostillare.

Vengono rimborsati i diritti statali in caso di diniego dell’apposizione dell’apostille?

I diritti statali non vengono rimborsati perché la legge non prevede il pagamento di diritti statali per l’analisi della domanda. Effettuata l’analisi, l’organo statale emette una decisione positiva o negativa.

Quali sono i tempi di apposizione dell’apostille?

I tempi di apposizione dell’apostille in Russia sono relativamente esigui: da uno a cinque giorni lavorativi. Fanno eccezione i titoli di studio, i cui tempi arrivano a 2 mesi.

Serve la procura se chi consegna i documenti per farli apostillare non è il titolare?

Secondo la Convenzione dell’Aja chiunque può farne richiesta e senza procura da parte del titolare del documento. In Russia ancora una volta fanno eccezione i titoli di studio: per farli apostillare occorre una procura notarile o consolare da parte del titolare dei documenti.

Che cosa fare se è necessario apporre l’apostille sul diploma di scuola, e il titolare del diploma è ancora minorenne?

Se il titolare del diploma ha più di 14 anni, secondo la legislazione russa la procura deve essere rogata nel seguente modo: al notaio (console) si rivolgono il minorenne in questione tra i 14 e i 18 anni e uno dei suoi rappresentanti legali (madre o padre) con i propri passaporti, nonché con l’atto di nascita del minorenne. Nella procura il notaio (console) certifica l’autenticità delle firme di entrambi i soggetti. In tal modo, il minorenne agisce con il consenso dei suoi genitori.

Che cosa fare se il titooolare del documento si trova all’estero, ma è necessario rogare la procura per apporre l’apostille sul diploma di laurea (di scuola)?

In questo caso esistono due modi per rogare la procura: presso il notaio locale oppure presso il consolato russo in questo Paese. Entrambe le soluzioni hanno i loro pro e contro.

Pro del rogito notarile presso il consolato russo:

• la procura sarà rogata in russo. Non occorre ulteriore legalizzazione, si può subito spedire il documento in Russia;
• i diritti consolari, di regola, sono molto inferiori rispetto alle tariffe notarili dei notai locali.

Contro del rogito notarile presso il consolato russo:

• di regola, è necessario prima prendere appuntamento, inoltre l’appuntamento viene fissato per una data non precedente a uno/due mesi dopo la richiesta di appuntamento (almeno questa è la situazione dei consolati russi in Italia e Spagna). Pertanto, se avete deciso di rogare la procura presso il consolato, mettetevi assolutamente in contatto con loro prima di andarci.
• i consolati russi si trovano nella capitale o nelle città più grandi del Paese, mentre il richiedente potrebbe vivere in una piccola città, lontana dal consolato, a volte persino ad alcune ore di volo da esso. Questi viaggi potrebbero essere più dispendiosi di quanto si possa risparmiare con i diritti consolari, e per di più non tutti hanno la possibilità di allontanarsi così tanto dal proprio domicilio.

Pro del rogito notarile presso il notaio locale:

• è possibile prendere appuntamento e, di conseguenza, andare dal notaio molto rapidamente, il che permette di rogare la procura letteralmente in giorni contati;
• di notai, di regola, se ne trovano in ogni centro abitato, anche in quello più distante dalla capitale.

Contro del rogito notarile presso il notaio locale:

• di regola, le tariffe notarili sono significativamente superiori rispetto al valore dei diritti consolari;
• la procura sarà rogata nella lingua nazionale del Paese. Inoltre, occorrerà legalizzare la procura per la Federazione Russa (apporre l’apostille oppure svolgere la procedura di legalizzazione consolare).

ASPETTO IMPORTANTE: l’apostille o la legalizzazione consolare sono possibili solo nel Paese di rilascio del documento, mentre la traduzione notarile della procura rogata dal notaio locale noi consigliamo vivamente di farla in Russia.

In primo luogo, in Russia è molto più semplice ottenere una traduzione conforme del testo giuridico in russo. In secondo luogo, autenticata la traduzione all’estero, comunque non riuscirete a evitare parti di testo in lingua straniera sul documento (almeno la scrittura autenticante del notaio, il suo timbro, stampino, il testo dell’apostille saranno necessariamente in lingua straniera, e non potrete farci nulla. Rogando la procura all’estero, è impossibile ottenerlo completamente in lingua russa).

Il notaio straniero o il console russo sa che cosa scrivere nella procura?

È proprio questo il punto, no. Anche se lo sapesse (il console, non il notaio straniero, ovviamente), noi non consiglieremmo di affidarsi ai suoi modelli che potrebbero essere obsoleti, incompleti e non contenere tutte le facoltà che servono.

VOI STESSI dovrete fornire al console (notaio) il modello della procura necessaria per evitare la situazione in cui la procura rogata secondo tutte le regole non venga accettata in Russia a causa di difetti nel contenuto.

In seguito al periodo “torbido” che il nostro Paese ha attraversato, gli organi statali russi richiedono procure con le facoltà indicate nei massimi dettagli. Non esistono procure “per tutti i casi della vita” oppure, come amano chiamarle alcuni nostri clienti, “procure generali”.

Non è sufficiente indicare “rappresentare gli interessi del mandante in tali enti”. Ogni passo, ogni azione del mandatario che abbia un valore legale deve essere indicata nella procura. Se avete avuto a che fare, ad esempio, con le procure per questioni giudiziarie, avrete visto che l’elenco delle facoltà occupa due/tre pagine di testo scritto fitto.

Pertanto, è evidente che, se non si è specialisti, non è possibile strutturare correttamente il modello della procura che vi serve.

Come agire correttamente per rogare una procura che venga accettata senza problemi in Russia?

In base alla nostra esperienza di lavoro pluriennale con i nostri cittadini che vivono all’estero e gli stranieri, abbiamo elaborato un preciso algoritmo per la preparazione di procure per qualsiasi tipo di facoltà.

Dunque, fasi di preparazione della procura se vi trovate all’estero:

• decidete chi si occuperà in Russia dell’esecuzione del vostro incarico (ad esempio, consegnare e ottenere il diploma di laurea presso il Dipartimento dell’istruzione ai fini dell’apposizione dell’apostille);
• richiedete il modello della procura al vostro rappresentante russo. Se lo specialista fornisce questi servizi a livello professionale, deve avere un modello di tale procura. Nel caso di facoltà più complesse, ad esempio, chiediamo al notaio di fornire il modello che ci serve oppure lo redigiamo noi stessi tenendo conto delle richieste del relative organo statale russo;
• se rogate la procura presso il Consolato russo, è necessario prendere appuntamento con dovuto anticipo, e fornire all’appuntamento il modello della procura ottenuto dal vostro rappresentante nella Federazione Russa;
• se rogate la procura presso il notaio locale, il modello in russo deve essere tradotto nella lingua nazionale del Paese nel quale vi trovate;
• se la procura è rogata presso il Consolato russo, vi basta solo spedirla al vostro rappresentante russo;
• se la procura è rogata presso il notaio locale, occorrerà poi apporvi l’apostille oppure fare una legalizzazione consolare. È possibile informarsi sulle tappe successive della legalizzazione presso lo stesso notaio: questi deve sapere a quali enti locali è possibile rivolgersi per la conseguente legalizzazione del documento (occorre tenere presente che in nessun Paese del mondo, come spesso credono i nostri clienti, i notai stessi non appongono apostille e non eseguono legalizzazioni consolari!).

Dopodiché, inviate la procura al vostro rappresentante russo che proprio in Russia attraverso un agenzia di traduzione svolgerà la traduzione notarile del documento in lingua russa,

IMPORTANTE! Nella traduzione dalla lingua straniera al russo è necessario utilizzare il testo iniziale della procura in lingua russa, in modo che tutte le formule restino proprio come quelle presenti nel testo iniziale. Il linguaggio giuridico non ammette arbitrarietà: ogni frase deve essere esattamente come nel modello di cui al punto precedente.

Su quali documenti si può apporre l’apostille?

Di regola, si può apporla sugli originali dei documenti rilasciati dagli enti statali o rogati dal notaio.

Di regola, l’apostille può essere apposta sulla copia notarile del documento, ma non da tutti i documenti è possibile estrarre la copia notarile. Inoltre, bisogna comprendere che ogni notaio, pur attendendosi alla base normativa, agisce anche in base alla propria discrezione, pertanto se in uno studio notarile si sono rifiutati di autenticarvi la copia, non significa che un altro notaio non possa autenticarla.

Su quali documenti non è possibile apporre l’apostille?

Su documenti rilasciati da strutture (organizzazioni) commerciali oppure su documenti di carattere commerciale (ad esempio, documenti bancari, documenti rilasciati da compagnie assicurative, nonché su fatture, invoice, contratti in semplice forma scritta, atti, ricevute, ecc.).

Su documenti rilasciati da certe categorie di enti statali e municipali (ad esempio, organizzazioni mediche, giunte comunali, prefetture, dipartimenti di polizia distrettuali, servizi di dogana e controllo di frontiera).

Su documenti senza data, timbro dell’organizzazione, firma dell’ufficiale. Su documenti non rilegati. Su documenti contenenti correzioni ingiustificate, refusi, poco leggibili, strappati, sporchi, logori, incollati con lo scotch.

Quali enti nella Federazione Russa sono incaricati all’apposizione dell’apostille?

AMMINISTRAZIONE DELLA GIUSTIZIA

Appone l’apostille su atti giudiziari e notarili. Esempi di documenti maggiormente apostillati:

• sentenze (condanne, disposizioni) dei tribunali. Per apporre l’apostille sugli atti giudiziari è necessario che passino in giudicato. Per esempio, su una sentenza di primo grado, se non è scaduto il termine di impugnazione, non si può apporre l’apostille finché non comparirà lo stampino “passato in giudicato il data”;
• consensi notarili per l’espatrio di bambini;
• consensi notarili del coniuge (ex coniuge) per transazioni;
• procure notarili;
• contratti autenticati dal notaio (ad esempio, convenzioni matrimoniali, accordi di pagamento di alimenti, accordi per definire le modalità di partecipazione all’educazione del figlio, accordo di separazione dei beni in comune dei coniugi, ecc.).

IMPORTANTE! L’apostille presso l’Amministrazione della giustizia può essere apposta sia sugli originali, sia sulle copie notarili dei sopraindicati documenti.

ROSOBRNADZOR (Servizio Federale per il controllo dell’educazione e della scienza) (a Mosca Dipartimento dell’Istruzione).

Appone l’apostille sugli originali dei titoli di studio rilasciati nella Federazione Russa, nonché nella RSFSR (Repubblica Socialista Federativa Societica Russa) nel periodo in cui esisteva l’URSS.

Esempi di titoli di studio sui cui originali è possibile apporre l’apostille:

• diplomi scolastici con i relativi allegati;
• diplomi di istruzione professionale con i relativi allegati;
• diplomi di laurea;
• diplomi di dottorato;
• diplomi di dottorato di secondo grado.

IMPORTANTE! L’apostille presso il Rosobrnadzor viene apposta solo sugli originali dei sopraindicati titoli di studio.

IMPORTANTE! L’apostille può essere apposta anche su un diploma di un istituto non statale. L’importante è che l’istituto abbia accreditamento statale e rilasci diplomi di modello statale convenzionale. Nella pratica il più delle volte vengono respinte le richieste di apposizione di apostille su questo tipo di documenti proprio a causa di errori nel modello, di tipo non convenzionale, con scorretta formazione e redazione del documento.

IMPORTANTE! Vari certificati (tra cui certificati accademici), certificazioni, piani di studio, attestazione di studi (di qualunque tipo di corsi, di aggiornamento professionale, ecc.) non vengono apostillati sugli originali!

In tal modo, viene fuori che i sopraelencati titoli di studio (diploma di scuola e di laurea) possono essere apostillati in due modi: apponendo l'apostille sull'originale o sulla copia notarile del documento.

Se l’apostille viene apposta sull’originale, l’organo incaricato è il Rosobrnadzor, se sulla copia notarile l’Amministrazione della giustizia.

ARCHIVIO ZAGS (Ufficio di Stato Civile).

Appone il timbro “Apostille” sui documenti di registrazione statale degli atti di stato civile. In questa categoria di documenti rientrano:

• certificati (notifiche) di modello convenzionale. Il certificato maggiormente richiesto è di Modello 35 (Notifica di assenza di trascrizione della registrazione statale dell’atto di stato civile).
• Tale certificato, di regola, è necessario per confermare non si è coniugati (ovvero che il richiedente non è celibe/nubile), se il cittadino russo ha intenzione di contrarre matrimonio al di fuori della Federazione Russa.
• atti (di matrimonio, scioglimento del matrimonio, di nascita, di morte, cambiamento del nome, del sesso, riconoscimento di paternità, maternità, di adozione).

IMPORTANTE! L’apostille presso l’archivio ZAGS viene apposta solo sugli originali dei sopraindicati documenti. Se, invece, è necessario apporre l’apostille sulla copia notarile di atti (certificati) rilasciati da organi ZAGS, in questo caso l’organo incaricato è l’Amministrazione della giustizia.

MINISTERO DELL’INTERNO.

Appone il timbro “Apostille” sugli originali dei documenti rilasciati dai principali centri analitico-informativi del Ministero dell’Interno per la Russia.

In generale, si parla di certificati di assenza (presenza) di carichi pendenti.

È possibile apporre l’apostille su un documento nella propria città?

Su alcuni documenti è possibile, su altri no. In basso è riportata una tabella relativa alla possibilità di apostillare vari tipi di documenti nei rispettivi organi competenti in Russia.

* UMVD = Amministrazione del Ministero dell’Interno

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