Organigramma
Spesso le piccole imprese e gli imprenditori individuali non redigono su supporto cartaceo, e di conseguenza non approvano, l'organigramma, ritenendo che sia un rimasuglio del tutto inutile dell'epoca sovietica. Riteniamo che sia in parte vero, tuttavia bisogna comunque redigere l'organigramma. Oltre ai requisiti di legge, questo documento ha anche una funzione pratica.
L'organigramma diventa assolutamente indispensabile quando bisogna dimostrare che nell'organizzazione non ci sono posti di lavoro vacanti in caso di una riduzione del personale. Riportiamo il caso avvenuto con un nostro cliente.
Un'organizzazione stava cercando un sostituto per il direttore del dipartimento che intendeva andare in pensione e aveva rassegnato le dimissioni. È stato pubblicato l'annuncio in internet della ricerca di un dipendente.
All'annuncio ha risposto una donna. La sua esperienza di lavoro e la sua istruzione corrispondevano alla mansione richiesta. Ma c'era in lei qualcosa di strano e il direttore non voleva assumerla. Quindi hanno rifiutato senza spiegarne il motivo (e lei non ha chiesto spiegazioni). Dopo un po' di tempo all'organizzazione è arrivata una convocazione del tribunale: il candidato aveva deposto istanza per il riconoscimento del rifiuto illegittimo all'assunzione e in merito all'obbligo di stipulare con lei un contratto di lavoro.
Nell'organigramma aziendale c'era solo un'unità libera (un turno di lavoro) e questa, al momento della richiesta della donna, era già stata ricoperta dal direttore stesso per il quale stavano cercando un sostituto. Pertanto, la cosa è diventata argomento decisivo a favore della società in questo procedimento giudiziario.
- L'organigramma è un documento obbligatorio per le persone giuridiche e gli imprenditori individuali (se quest'ultimo ha dei dipendenti). Se ne parla nel comma primo articolo 15 e comma secondo articolo 57 del Codice di lavoro.
- Per l'assenza dell'organigramma la società può essere richiamata a responsabilità secondo il comma 1 articolo 5.27 del Codice di procedura amministrativa della Federazione Russa e per ripetuta violazione secondo il comma 2 articolo 5.27 del Codice di procedura amministrativa della Federazione Russa. Per gli imprenditori individuali la multa è pari a 5.000 rubli, per le persone giuridiche di massimo 50.000 rubli.
Come redigere l'organigramma?
Le modalità di redazione dell'organigramma non sono definite dalla legislazione vigente. Di norma, l'organigramma contiene (Lettera del Servizio Federale per il Lavoro e l'occupazione del 21.01.2014 № PG/13229-6-1):
- elenco delle divisioni strutturali;
- elenco delle mansioni;
- informazioni sul numero di dipendenti;
- informazioni sugli stipendi e sui premi;
- informazioni sul fondo mensile per gli stipendi.
Partendo dalle proprie necessità, l'organizzazione può elaborare autonomamente il modello di organigramma che preferisce (Lettera del Servizio Federale per il Lavoro e l'occupazione del 09.01.2013 № 2-TZ, del 23.01.2013 № PG/409-6-1, del 14.02.2013 № PG/1487-6-1).
Inoltre, tutti i dati necessari sono contenuti nel modello unificato T-3, previsto dalla Delibera del Servizio Federale di statistica statale della Russia del 05.01.2004 N 1 "Sull'approvazione di forme unificate di documentazione primaria di registrazione per la registrazione del lavoro e la sua retribuzione". Ad esempio, il nostro specialista per il personale utilizza proprio questo: perché cercare di scoprire l'acqua calda?
L'organigramma è un atto normativo locale, quindi l'organizzazione deve emettere un'ordinanza di approvazione dell'organigramma. Anche le modifiche dell'organigramma sono approvate da ordinanza.
ASPETTI IMPORTANTI!
- Per redigere l'organigramma occorre tenere conto del principio "retribuzione pari al lavoro svolto" (articolo 22 del Codice del Lavoro della Federazione Russa).
- In alcuni casi la denominazione della carica deve corrispondere alla denominazione indicata allo Standard Professionale o al Manuale Unico delle Qualifiche (EKS).
- Relativamente agli stipendi bisogna indicare l'importo concreto per ogni carica. Se la carica prevede un compenso speciale allora nel campo "retribuzione" non si indica niente, ma nelle note si scrive che "la retribuzione è a cottimo" con riferimento al documento secondo il quale viene calcolata la retribuzione.
- I premi sulla retribuzione vengono inseriti a seconda del sistema di retribuzione applicato dalla società, non solo quelli previsti in base alla carica. Gli aumenti personali dei dipendenti sono riportati nel contratto di lavoro.
Ad esempio, il premio per "Lavoro straordinario notturno", previsto per tutti i dipendenti con una determinata mansione, è indicato nel campo "Premi". Il premio per "Anzianità di lavoro" è indicato nel contratto di lavoro con riferimento al documento determinante le condizioni e l'importo del premio concesso.
Bisogna tenere presente che l'organigramma è un documento importante, che in caso di controllo dell'ispettorato statale per il lavoro, dell'ispettorato tributario e del fondo sociale sarà certamente visionato.
Svolgiamo la perizia del personale aziendale, identifichiamo i "punti deboli", colmiamo le lacune, elaboriamo tutti i documenti necessari, prepariamo la società alla verifica di questa parte documentale.