Sostituzione del responsabile (direttore) di una S.r.l.

La procedura di cambio direttore di una società comporta una serie di sfumature alle quali bisogna obbligatoriamente prestare attenzione. In caso contrario si può ottenere un rifiuto da parte dell'organo di registrazione. Vi riassumiamo a cosa fare attenzione.

Fasi di sostituzione di un direttore di S.r.l.

Nonostante il direttore sia anche lui un dipendente, la procedura di licenziamento e assunzione di un nuovo direttore si differenzia dalla stessa procedura relativa a un diverso dipendente.

Ecco la procedura di cambio direttore in fasi:

• procedure aziendali necessarie: esonero dalla carica ed elezione di un nuovo direttore;
• redazione di documenti secondo la legislazione in materia di lavoro, pagamento;
• trasferimento delle pratiche;
• registrazione delle modifiche presso l'ispettorato tributario.

N.B.! Se si prevede di assumere come nuovo direttore uno straniero, allora serve anche risolvere le questioni con la Soprintendenza del Ministero dell'Interno per le questioni migratorie (ex Servizio federale della migrazione). Per questo direttore occorre anche ottenere il permesso di lavoro. Altrimenti c'è il rischio di ricevere una multa fino a 800 mila rubli (art. 18.15 del Codice di Procedura Amministrativa della Federazione Russa).

Riportiamo sotto le sfumature tenendo conto di queste fasi, ma non in ordine di successione, ma piuttosto per importanza e "pericolo di errore".

Registrazione delle modifiche presso l'ispettorato tributario

Gli errori più frequenti commessi durante il cambio di direttore:

• compilazione incorretta della richiesta secondo il modulo Р13014,
• redazione incorretta di verbale e decisione,
• in qualità di richiedente si presenta il direttore sbagliato.

Infatti è già da diversi anni che i dipendenti dell'agenzia tributaria non vogliono vedere il "vecchio" direttore in qualità di richiedente quando esso viene sostituito: questo richiedente può essere solo il "nuovo" direttore!

N.B.! Spesso ci capitano situazioni in cui in nuovo direttore che ha ricevuto in passato il divieto di registrarsi in qualità di direttore nel Registro Unico Statale delle Persone giuridiche, ad esempio per informazioni inattendibili o per cancellazione coercitiva dal registro societario del quale era responsabile o proprietario. In questo caso la società riceverà sicuramente un rifiuto di cambio responsabile, quindi questo aspetto va verificato prima della nomina della persona deputata a questa carica.

Gli agenti tributari che dubitano della reale esistenza del nuovo direttore, possono sospendere la procedura di registrazione e convocarlo presso l'ispettorato per un colloquio "sincero". Se il nuovo direttore non è in grado di spiegare chiaramente a questo incontro che tipo di società intende dirigere, di cosa si occuperà lui personalmente, e tutta una serie di altre questioni, il rifiuto alla registrazione è inevitabile. La sospensione può durare fino a 20 giorni lavorativi, e per tutto questo tempo, di fatto, la società rimane senza responsabile. Ciò vuol dire che i rendiconti, i contratti e anche il servizio bancario saranno sospesi...

Procedure aziendali e Codice del Lavoro della Federazione Russa

Di norma, tutte le procedure avvengono in un giorno solo: si svolge la riunione dei soci, oppure il socio unico della S.r.l. assume la decisione di cambio direttore.  Tacitamente, per il cambio di direttore ci vorrà almeno il 50% dei voti. Lo statuto può prevedere un altro numero.

N.B.! Non si può licenziare da un giorno all'altro il "vecchio" direttore e assumerne uno nuovo"! Altrimenti risulta che opereranno contemporaneamente due direttori, anche se secondo lo statuto societario nella maggior parte delle società il direttore può essere uno solo.

Di conseguenza, la decisione andrà redatta in modo tale che da una parte il direttore possa essere cambiato in un giorno e dall'altra parte non lo si possa licenziare nel giorno in cui viene assunto il nuovo direttore.

Un altro aspetto importante che bisogna considerare nel preparare la decisione: al momento dello scioglimento del contratto di lavoro a tempo determinato, questi va informato per iscritto almeno tre giorni prima del licenziamento (comma 1 art. 79 del Codice del Lavoro della Federazione Russa). 

Licenziamento anticipato del direttore

Il direttore può essere licenziato non solo perché il suo contratto di lavoro è in scadenza, ma anche perché così ha deciso il proprietario del business (punto 2 comma 1 art. 278 del Codice del Lavoro della Federazione Russa). Tuttavia in una serie di casi non è possibile licenziare il direttore:

• se il direttore è una donna incinta;
• se lui (lei) è in malattia o in ferie;
• se lui (lei) fa parte delle categorie protette indicate al comma 4 art. 261 del Codice del Lavoro della Federazione Russa;
• negli altri casi previsti dalla legge

Per il resto, al direttore possono essere applicate le stesse motivazioni di licenziamento come per gli altri dipendenti.

Trasferimento delle pratiche

È soprattutto importante organizzare correttamente il trasferimento delle pratiche, dei documenti, dei timbri, della firma elettronica, dell'accesso al servizio bancario e altre cose importanti dal "vecchio" al nuovo direttore. Si può farlo presso uno studio notarile oppure in presenza di tre testimoni che devono firmare l'atto di consegna-accettazione.

Nell'atto è bene elencare senza eccezioni tutti i documenti e i valori trasmessi. In caso contrario è praticamente impossibile dimostrare cosa è stato trasferito e cosa il vecchio direttore ha tenuto per sé.

Redazione di documenti e pagamento

In caso di licenziamento di un direttore non dovrebbero sorgere problemi con la redazione dei documenti: in questo caso la procedura non è diversa da quella prevista per gli altri dipendenti. Bisognerà redigere un'ordinanza di licenziamento, indicandovi le informazioni del verbale o della decisione. Inoltre, occorre inserire l'annotazione nel libretto di lavoro. Dovrà firmare il documento il dipendente incaricato o il proprietario della società. Il licenziamento del direttore va comunicato al Fondo Pensionistico e di previdenza sociale secondo il modello EFS-1.

I nostri giuristi vi aiuteranno a risolvere tutte le questioni sopraelencate, a fornire consulenza, accompagnarvi e risolvere le situazioni più ingarbugliate relative al cambio di direttore societario.