Trascrizione atto di morte (nascita, matrimonio, divorzio)

Un cittadino italiano residente all'estero è tenuto a notificare al proprio comune italiano o al comune AIRE di residenza qualsiasi modifica di stato civile che ha avuto luogo nello stato di residenza. In conseguenza di questa notifica, i dipendenti del comune inseriranno nel registro degli atti l'aggiornamento di stato civile. Questa procedura si chiama "Trascrizione".

Questo obbligo si estende anche ai parenti stretti il cui stato civile subisce cambiamenti all'estero. Ad esempio, un cittadino italiano è tenuto a effettuare la trascrizione anche dell'atto di morte del proprio coniuge cittadino russo, avvenuta in Russia.

Di quali fasi è composta questa procedura?

• Apposizione dell'apostille sull'atto di morte (nascita, matrimonio, divorzio, etc.).
• Traduzione dell'atto con apostille in italiano, a cura di un traduttore accreditato dal Consolato italiano.
• Svolgimento della procedura di trascrizione in consolato.

Quali documenti servono per effettuare la trascrizione?

• Originale dell'atto di morte (nascita, matrimonio, divorzio, etc.) con apostille.
• Un esemplare della traduzione con timbro di traduttore accreditato.
• Compilazione e firma del cittadino italiano sul modulo di trascrizione dell'atto di morte (nascita, matrimonio, divorzio, etc.).
• Fotocopia del passaporto del cittadino italiano e, se presente, del passaporto estero del defunto (solo la pagina con la foto).
• In caso di consegna dei documenti da parte di terzi: procura compilata e firmata da cittadino italiano in forma semplice scritta in lingua russa.

N.B.: Nello svolgere la trascrizione, il Consolato trattiene l'originale dell'atto e la sua traduzione!

Per questo consigliamo sempre di richiedere un duplicato dell'atto utilizzando un originale per questa procedura e l'altro per uso sul territorio della Federazione Russa. Se occorrerà presentare l'atto a diversi enti italiani allora occorrerà richiedere contemporaneamente alla procedura di trascrizione anche il servizio di autentica della copia dell'atto e della sua traduzione. In tal caso il Consolato richiederà l'importo di 23 euro.

Una volta ottenuti i documenti necessari, il Consolato comunicherà i dati del decesso (nascita, matrimonio, divorzio, etc.) al comune competente entro uno-due giorni lavorativi. Tuttavia, ciò non significa che il comune inserirà immediatamente le informazioni nel registro degli atti. Le tempistiche di aggiornamento delle informazioni da parte del comune dipendono da diversi fattori, quali l'operatività dei dipendenti, il numero di abitanti del comune di interesse, etc.

Consigliamo di contattare il comune dopo circa due – tre settimane dalla presentazione dei documenti per la trascrizione in consolato per verificare l'inserimento dei nuovi dati di morte (nascita, matrimonio, divorzio, etc.) nei registri di stato civili italiani.