Preparazione di documenti per il consolato Italiano

Nell'autenticare le traduzioni presso il Consolato Generale d'Italia a Mosca, spesso ci chiedono se la traduzione va rilegata insieme alla fotocopia del documento che il Consolato andrà ad autenticare oppure se va rilegata all'originale. Nel primo caso il Consolato richiede il pagamento di 10 euro per ogni foglio della copia e 13 euro per ogni foglio della traduzione, nel secondo caso solo 13 euro per l'autentica di ogni foglio della traduzione. 

Per determinare l'importo dei diritti consolari distinguiamo quattro tipi di documenti:

• Documenti rilasciati dagli organi di Stato Civile (ZAGS).
• Documenti didattici.
• Documenti notarili e giudiziari (del tribunale).
• Certificati del casellario giudiziario degli organi del Ministero dell'Interno.

Si suppone che i documenti dei punti 1) e 2) siano quelli che si devono conservare "per tutta la vita". Innanzitutto parliamo dei certificati degli organi di Stato Civile. Quasi sempre la traduzione di questi documenti viene rilegata alla copia. 

Fanno eccezione gli atti che vengono preparati per ottenere la cittadinanza italiana o per la pratica di Trascrizione (ovvero l'inserimento nei registri italiani della scrittura relativa ai cambiamenti di stato civile del dichiarante). In tal caso la traduzione va rilegata con l'originale. Per quanto riguarda i certificati (non gli atti) di stato civile vige un'altra norma, la traduzione va rilegata con l'originale, dato che questi certificati, di norma, hanno una validità di tempo limitata.

La procedura di Trascrizione in Consolato è prevista per i seguenti atti:

Nascita

Documenti necessari:

• originale dell'atto di nascita del bambino con apostille;
• traduzione dell'atto di nascita in italiano, svolta da un traduttore accreditato che apporrà sulla traduzione la propria firma e il proprio timbro;
• modulo compilato di richiesta di Trascrizione dell'atto di nascita;
• copie dei passaporti dei genitori del minore (passaporto del cittadino italiano e passaporto per l'estero del cittadino russo).

È interessante notare che nella redazione della Trascrizione dell'atto di nascita di un bambino nato da genitori non sposati, il Consolato esige che i dichiaranti richiedano la Trascrizione  di persona (in tutti gli altri casi possiamo presentare e ritirare noi i documenti per il richiedente).

In caso di trascrizione dell'atto di nascita di un bambino nato fuori dal matrimonio, occorre presentare anche l'atto di paternità con apostille e traduzione svolta da un traduttore accreditato. Occorre anche presentare il consenso del genitore cittadino russo al rilascio del passaporto italiano al bambino. Noi possiamo provvedere per l'apposizione dell'apostille e lo svolgimento della traduzione dell'atto dal russo in italiano.

Matrimonio

Documenti necessari:

• originale dell'atto di matrimonio con apostille;
• traduzione dell'atto in italiano, svolta da un traduttore accreditato che apporrà sulla traduzione la propria firma e il proprio timbro;
• modulo compilato di richiesta di Trascrizione dell'atto di matrimonio;
• copie dei passaporti delle persone che hanno contratto matrimonio (passaporto del cittadino italiano e passaporto per l'estero del cittadino russo).

In tal caso noi possiamo supportare in tutte le fasi: dall'apposizione dell'apostille sull'atto di matrimonio alla pratica di Trascrizione.

Divorzio

Documenti necessari:

• originale della sentenza del tribunale con apostille se il matrimonio viene sciolto in modalità giudiziaria. Originale dell'atto di divorzio con apostille, se il matrimonio viene sciolto presso l'organo di Stato Civile;
• traduzione della sentenza e dell'atto di divorzio, o traduzione del solo atto di divorzio in italiano svolta da un traduttore accreditato che apporrà sulla traduzione la propria firma e il proprio timbro;
• modulo compilato di richiesta di Trascrizione dell'atto di divorzio;
• copie dei passaporti delle persone che hanno divorziato (passaporto del cittadino italiano e passaporto per l'estero del cittadino russo).

Secondo i requisiti del Consolato per l'ottenimento della Trascrizione dell'atto di divorzio i dichiaranti devono rivolgersi di persona in Consolato. In tal caso possiamo provvedere per l'apposizione dell'apostille sulla sentenza, sull'atto e lo svolgimento delle traduzioni in italiano.

Morte

Documenti necessari:

• originale dell'atto di morte con apostille;
• traduzione dell'atto in italiano, svolta da un traduttore accreditato che apporrà sulla traduzione la propria firma e il proprio timbro;
• modulo compilato di richiesta di Trascrizione dell'atto di morte;
• copia del passaporto del richiedente cittadino italiano e, se esistente, copia del passaporto per l'estero del cittadino russo deceduto.

In tal caso noi possiamo supportare in tutte le fasi: dall'apposizione dell'apostille sull'atto di morte alla pratica di Trascrizione.

N.B.! Nello svolgere la procedura di Trascrizione il consolato ritira l'originale dell'atto e la sua traduzione. Per questo consigliamo sempre di richiedere un duplicato dell'atto, utilizzando un originale per questa procedura e un altro per l'eventuale utilizzo sul territorio della Federazione Russa.

Inoltre, da ottobre 2020, il Consolato ha introdotto un nuovo requisito: il cittadino italiano deve inviare all'indirizzo e-mail del consolato sociale.mosca@esteri.it una e-mail nella quale esprime l'intenzione di richiedere la trascrizione tramite un rappresentante.

Una volta ottenuti i documenti necessari, i dipendenti del consolato trasmettono i dati dell'atto di stato civile al relativo comune italiano entro uno – due giorni lavorativi. Questo non significa che i dipendenti del comune apportino le informazioni nel registro degli atti di stato civile nelle tempistiche indicate. I tempi di aggiornamento della banca dati del comune dipendono dall'operatività dei funzionari comunali, dal numero di abitanti del comune, da altri fattori. Consigliamo di contattare il comune dopo due – tre settimane dopo la richiesta di Trascrizione in consolato per verificare l'avvenuta ricezione delle informazioni da parte del Consolato, e l'avvenuto inserimento delle informazioni nel registro comunale.

Nel caso in cui il cittadino italiano sia registrato presso un comune di residenza in Italia, la Trascrizione può essere richiesta direttamente in questo comune di persona.

Per farlo occorre prima apporre sull'originale russo (atto di nascita, di paternità, di matrimonio, di divorzio, di morte; sentenza del tribunale, etc.) l'apostille, poi autenticare la traduzione presso il Consolato d'Italia.

Dichiarazione di valore:

Di norma, per i documenti didattici occorre svolgere la procedura di DDV (Dichiarazione di valore in loco).

La Dichiarazione di valore in loco consiste in un documento distinto cucito dal consolato con la copia del documento didattico russo e con la sua traduzione in italiano. In questa dichiarazione il consolato indica la corrispondenza del titolo conseguito in Russia con lo standard didattico italiano, dato che il numero di anni di studio nelle scuole e nelle università russe non corrisponde a quello italiano.

Per richiedere la dichiarazione di valore dei documenti didattici russi per l'Italia occorre per prima cosa far apporre sull'originale l'apostille e per questo possiamo aiutarvi!

In seguito occorre svolgere la traduzione del documento apostillato in italiano da parte di un traduttore accreditato, poi autenticare in consolato la traduzione e ottenere la dichiarazione di valore.

In consolato va presentato l'originale del documento didattico con apostille, la traduzione rilegata alla copia del documento, e la scansione del passaporto per l'estero del richiedente (pagina con foto).

Documenti giudiziari e notarili

Molti documenti giudiziari, quali sentenze e delibere, sono rilasciate al dichiarante dalla corte per "lunga conservazione". Tuttavia, a differenza dei documenti della prima e della seconda categoria, non sono rilasciati in originale, ma solo in copia autenticata (con timbro di "Copia conforme"). Il Consolato considera queste copie come originali. Pertanto, la traduzione dei documenti giudiziari viene rilegata all'originale.

I documenti autenticati dal notaio, come consenso all'espatrio e procure, nella maggior parte dei casi sono preparate appositamente per la parte ricevente. Di conseguenza, la traduzione di questi documenti viene rilegata agli originali.

Talvolta, gli enti italiani richiedono l'apposizione dell'apostille sui documenti i cui originali non sono apostillabili in Russia. Per uscire da questa empasse occorre redigere una copia notarile del documento e fare apostillare questa copia. Sia le copie dei documenti giudiziari, sia le copie notarili sono considerate dal Consolato italiano come originali.

N.B.: Nell'apostillare i documenti giudiziari, a differenza dei documenti notarili, le tempistiche molto spesso si dilungano: possono arrivare a un mese solare (talvolta anche di più!)

Certificati del casellario giudiziario

I certificati del casellario giudiziario hanno una validità limitata nel tempo, quindi la traduzione di questi documenti va obbligatoriamente rilegata all'originale. Di conseguenza, anche l'apostille va apposta sull'originale.