Кадровые документы (ЛНА)

Локально-нормативный акт – это внутренний документ организации, который регулирует и регламентирует трудовую деятельность у конкретного работодателя.

Универсального перечня локально-нормативных актов (ЛНА) не существует. Однако, есть обязательные акты и за их отсутствие в организации последней грозит наложение штрафов (от 30000 до 50000 руб. для юридического лица). Есть категория ЛНА, которая связана со спецификой деятельности компании.

Третья категория локально-нормативных актов – рекомендованные. Наличие таких актов значительно облегчает работу при управлении персоналом, проверках контролирующих органов или в случае трудовых споров с работниками.

Обязательные локально-нормативные акты:

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) – обязательны для всех организаций, вне зависимости от форм собственности, кроме микропредприятий и физических лиц (им можно заменить некоторые ЛНА трудовым договором по типовой форме, утверждённой Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 N 858).
• ПВТР регламентируют правила приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность работников и работодателя, режим работы и отдыха, меры поощрения и взыскания. Так же в них можно включить систему оплаты труда, правила и нормы поведения работника и работодателя, правила взаимодействиz между ними.
• Положение об обработке, защите и уничтожении персональных данных регламентирует процедуры, направленные на предотвращение и выявления нарушений законодательства в области персональных данных, способы устранения последствий утечки данных.
• Положение об оплате труда (ПОТ) – может быть самостоятельным документом, а может представлять собой раздел в ПВТР и описывать систему оплаты труда в организации. ПОТ устанавливает правила формирования должностных окладов, компенсационных и стимулирующих выплат, индексацию заработной платы, материальное поощрение и помощь.
• Документ об утверждении формы расчетного листка (например, приказ работодателя). Можно предусмотреть утверждение данной формы в ПВТР или ПОТ.
• Правила (стандарты) организации и инструкция по охране труда – представляет собой несколько документов, в которых устанавливаются правила работы с техникой предприятия, правила прохождения программ обучения требованиям охране труда; устанавливаются «Профессиональные риски» и способы их снижения; правила расследования несчастных случаев, микротравм и т.п.

Локально-нормативные акты, связанные со спецификой организации:

• Положение о коммерческой тайне – должно быть разработано, если организация требует от работников хранить коммерческую тайну.
• Положение (регламент) о средствах индивидуальной защиты (СИЗ). Положение необходимо, если в соответствии со специальной оценкой условий труда в организации есть должности, по которым обязательно обеспечение средствами индивидуальной защиты. В нем указывается перечень должностей, по которым выдается СИЗ, правила его выдачи и замены, программа обучения (применения) СИЗ.

Рекомендованные локально-нормативные акты:

• Должностные (рабочие) инструкции по должностям. Законодательство обязывает прописать трудовую функцию работника в трудовом договоре. Мы же рекомендуем, помимо этого, еще составить должностные инструкции на каждое рабочее место (должность). Для чего это нужно работодателю?

Как обычно в случае с договорами – о них вспоминают не когда сотрудничество идет на «отлично», а когда возникает спор. Вот тогда на белый свет вытаскивают подписанные документы и под лупой рассматривают, под чем же каждая из сторон подписалась. При наличии индивидуального трудового спора, связанного, к примеру, с соответствием работника занимаемой должности, суд внимательно изучает должностную инструкцию такого работника.

В целом, кадровый документооборот – важная часть бумажной деятельности любой компании. Такие документы всегда должны быть составлены под конкретную организацию, а не скачаны из интернета в виде неких «шаблонов».

Решили организовать полноценный кадровый документооборот, а не ограничиваться трудовым договором и приказом о назначении на должность, когда-то переделанными вашим бухгалтером из имевшихся под рукой шаблонов? Обратитесь к нам прямо сейчас, не ждите повестки в суд – мы приведет в порядок кадры, разработаем нужные документы, сведем риски получения штрафов от контролирующих органов к минимуму!