Quali documenti sul personale devono essere conservati dalla società

L'atto normativo locale è un documento aziendale interno che regola e regolamenta l'attività di lavoro di un determinato datore di lavoro.

Non esiste un elenco universale di atti locali-normativi (LNA). Tuttavia, ci sono atti obbligatori e la loro mancanza in una società può provocare la comminazione  di multe (dai 30.000 ai 50.000 rubli per la persona giuridica). Ci sono categorie di LNA relative a specifiche attività aziendali.

Una terza categoria di atti locali-normativi sono quelli consigliati. La presenza di tali atti semplifica notevolmente il lavoro nella gestione del personale, dei controlli da parte degli organi preposti o in caso di contenziosi sul lavoro con i dipendenti.

Ora vediamo in dettaglio ciascun tipo di LNA.

Atti locali-normativi obbligatori:

• Norme di ordine lavorativo interno (PVTR): obbligatori per tutte le aziende indipendentemente dalla ragione sociale, salvo le microimprese e le persone fisiche (essi possono essere in parte sostituiti dal contratto di lavoro in forma classica, approvato dalla Delibera del Governo della Federazione Russa del 27.08.2016 N 858).

Le Norme di ordine lavorativo interno regolamentano le norme di accettazione e licenziamento dei dipendenti, i diritti, i doveri e le responsabilità principali dei dipendenti e del datore di lavoro, gli orari di lavoro e di riposo, le norme di premiazione e sanzione. Inoltre, di questi documenti fanno parte anche il sistema di retribuzione, le regole e le norme di comportamento del dipendente e del datore di lavoro, le regole di interazione tra di loro.

• Disposizione di trattamento, tutela e distruzione di dati personali che regolamentano le procedure volte ad evitare e individuare le violazioni della legislazione nell'ambito dei dati personali, le capacità di rimediare alle conseguenze di tali danni.
• Disposizione sulla retribuzione (POT): può essere un documento indipendente o può essere una sezione delle Norme di ordine lavorativo interno e descrivere il sistema di retribuzione in una società. La disposizione sulla retribuzione determina le norme di formazione delle retribuzioni secondo la carica, i pagamenti di rimborso e di stimolo, l'indicizzazione dello stipendio, la premiazione e l'assistenza materiale.
• Documento di approvazione della forma di pagamento della busta paga (ad esempio, ordinanza del datore di lavoro). Si può prevedere un dato modello nelle Norme di ordine lavorativo interno o nella disposizione sulla retribuzione.
• Norme (standard) di organizzazione e istruzioni sulla tutela del lavoro: comportano una serie di documenti nei quali sono stabilite le norme di uso della strumentazione tecnica della società; stabiliscono i "Rischi professionali" e le modalità di riduzione degli stessi, microtraumi, etc.

Atti locali-normativi, relativi a una società nello specifico

• Disposizione sul segreto commerciale: deve essere elaborata se l'organizzazione necessita che i dipendenti mantengano il segreto commerciale.
• Disposizione (regolamento) sulle modalità di tutela individuale (SIZ). La disposizione è necessaria se nel rispetto della valutazione apposita delle condizioni di lavoro nella società ci sono cariche che prevedono la garanzia obbligatoria di mezzi di tutela personale. In essa è indicato l'elenco delle cariche per le quali è emessa questa disposizione, le norme di rilascio e sostituzione, il programma di studio (applicazione) della disposizione.

Atti locali-normativi consigliati:

• Istruzioni secondo la carica (di lavoro).  La legislazione obbliga a descrivere le funzioni di lavoro del dipendente nel contratto di lavoro. Noi consigliamo, oltre a ciò, di redigere le istruzioni di lavoro per ciascun posto di lavoro (carica). A cosa serve al datore di lavoro?

Al solito, quando si tratta di contratti, ce ne si ricorda non quando le cose vanno "alla grande", ma quando sorgono delle dispute. Ecco che allora si cercano i documenti firmati e si esamina con la lente di ingrandimento cosa è stato firmato da ciascuna delle parti. In caso di un contratto di lavoro individuale relativo, per esempio, nel rispetto della carica ricoperta la corte esaminerà attentamente le istruzioni per la carica di questo dipendente.

In generale, la gestione documentale è una parte importante dell'attività cartacea di qualsiasi società. Questi documenti devono essere sempre redatti per un'azienda specifica e non scaricati da internet come "modelli" standard.

Avete deciso di organizzare la documentazione aziendale in modo completo e non limitarvi al contratto di lavoro e all'ordinanza di nomina delle cariche, rifatti in qualche modo dal commercialista con i modelli che aveva sottomano? Contattateci subito, non aspettate che vi arrivi la convocazione in tribunale, mettiamo in ordine i documenti del personale, elaboriamo i documenti necessari, riduciamo al minimo i rischi di multe da parte degli organi di controllo!