Cosa è importante sapere sull’accreditamento per non ottenere un diniego

Come sappiamo, un’azienda straniera che desideri esercitare la propria attività in Russia, deve svolgere la procedura di accreditamento.

Durante la prima consulenza, noi orientiamo il cliente non solo circa l’elenco generale dei documenti, ma poniamo anche l’accento sulle particolarità della preparazione dei documenti nel suo Stato. Lavoriamo molto nell’ambito dell’accreditamento dal 2015 (ossia dal momento in cui è stato introdotto l’accreditamento attraverso l’ispettorato fiscale), pertanto conosciamo bene gli aspetti particolari relativi alla preparazione dei documenti nei Paesi più conosciuti.

Dunque, a cosa bisogna fare attenzione in primis?

1) Ai tempi di rilascio o preparazione dei documenti.

I tempi di rilascio dei documenti devono essere non superiori a dodici mesi alla data di consegna dei documenti. La data di rilascio corrisponde alla data sull’originale del documento oppure la data di autenticazione delle copie dall’organo ufficiale incaricato, non alla data di svolgimento della traduzione o di apposizione dell’apostille!

2) Alla presenza o meno del certificato comprovante il codice fiscale.
Nonostante il fatto che le informazioni sul codice fiscale risultino dall’estratto dal registro, ai fini dell’accreditamento occorre presentare un documento separato comprovante tale codice. Se nel Paese di incorporazione non è previsto il rilascio di documenti simili, è sufficiente allegare la risposta ufficiale dell’organo incaricato del vostro Paese relativa alla richiesta del codice fiscale dell’azienda.

3) Alla correttezza della preparazione dei documenti.

Riportiamo un esempio. Negli USA il notaio ha il diritto di autenticare qualunque documento, al contempo in molti stati degli USA ai notai è vietato autenticare copie di documenti. In tal modo, il notaio americano autentica un documento apponendo il proprio timbro e stampino, senza alcuna scrittura autenticante. Appone semplicemente il timbro e lo stampino, e firma il documento. Cosa autentica allora? È difficile rispondere a questa domanda, noi tuttora non lo sappiamo. Tuttavia, noi sappiamo esattamente come deve essere preparato un documento ai fini dell’accreditamento dell’ufficio di rappresentanza o filiale in Russia.

Pertanto, esigete che il notaio prepari correttamente il documento: se va autenticata la firma dell’ufficiale, deve esserci la relativa frase del notaio relativa a ciò; se, invece, va autenticata la copia del documento, il notaio deve indicare che viene attestata proprio l’autenticità della copia dall’originale del documento.

È altrettanto importante che i documenti siano firmati dal soggetto incaricato, in formato cartaceo o elettronico. Soltanto dopo questo, il documento può essere apostillato sull’originale o sulla copia notarile.

Se, invece, si tratta di Paesi non firmatari della Convenzione dell’Aia (ad esempio, Cina, Canada, Emirati Arabi Uniti, Indonesia, ecc.), in questo caso la legalizzazione avviene tramite la conseguente apposizione dei timbri e la firma del documento da parte dell’organo incaricato o dal notaio. Dopodiché, il funzionario del Ministero degli Affari Esteri attesta le firme dei soggetti indicati, e poi il console della Federazione Russa attesta la firma del funzionario del Ministero degli Affari Esteri.

In alcuni casi, ha senso prestare attenzione non solo alla preparazione, ma anche al contenuto dei documenti. In base alla nostra esperienza possiamo notare una serie di giurisdizioni nei cui documenti abbondano errori. Tra queste rientrano Cina, Bangladesh e, per quanto sembri strano, Bielorussia.

Non è corretto ritenere che gli errori contenuti nei documenti della parte straniera non debbano riguardare l’ispettore dell’IFNS (Ispettorato del Servizio Fiscale Federale) della Russia N°47 per la città di Mosca. Qualunque errore contenuto nei documenti viene considerato dagli ispettori fiscali come dato inattendibile.

A cosa bisogna fare attenzione per evitare il diniego di accreditamento?

Alle modalità insolite di preparazione dei documenti. Insolite significa non comuni in particolare per il nostro Paese.

Ad esempio, in molti Paesi gli agenti delle aziende preparano i documenti costitutivi, rilasciano le copie dei documenti o i certificati aziendali contenenti le informazioni complete. Tali agenti sono aziende aventi le relative licenze per la gestione di attività simili. Il diritto aziendale russo non conosce istituzioni come “agente dell’azienda” e, di conseguenza, gli organi fiscali non comprendono (o non voglio comprendere) lo status legale di tali agenti nella vita dell’azienda.

Gli agenti addetti alla registrazione, di regola, hanno un’azienda offshore da Belize, Isole Vergini Britanniche, Panama, ecc. I documenti rilasciati a nome dell’agente addetto alla registrazione, secondo la Russia, non sono debitamente preparati, poiché l’agente non è un organo ufficiale dal punto di vista della nostra legislazione.

Documenti come il certificate of good standing (certificato di onorabilità professionale) o il certificate of incumbency (certificato di titolarità) possono essere allegati al pacchetto di documenti come materiale aggiuntivo, ma non possono essere documenti fondamentali comprovanti lo status dell’azienda.

Vengono autenticati in modo molto particolare i documenti in Giappone. In primo luogo, i documenti dell’azienda possono essere autenticati solo dal notaio del distretto notarile presso il quale è registrata l’azienda. In secondo luogo, i soggetti incaricati dell’azienda hanno un proprio timbro certificato. In tal modo, per attestare l’autenticità della firma sul documento, al cliente basta presentare al notaio il certificato del timbro, grazie al quale il notaio conferma l’autenticità del timbro.

In Giappone è concessa l’attestazione dell’autenticità della firma tramite la presenza fisica del richiedente dal notaio, la presentazione da parte del richiedente del documento da lui già firmato e del certificato del timbro, nonché tramite rappresentante (agente) che presenti al notaio il documento firmato o sigillato con il proprio timbro e attesti con giuramento che tale firma o timbro appartiene al direttore dell’azienda. Questa pratica è utilizzata abbastanza spesso in Giappone, soprattutto nei casi in cui il direttore della persona giuridica non possa presentarsi dal notaio personalmente. Allora, il suo rappresentante conferma, a nome del direttore della persona giuridica, che la firma sul documento appartiene al direttore. Inoltre, il rappresentante deve essere in possesso della procura e del certificato del timbro registrato del soggetto rappresentato.